Wat zijn de ‘juridische gronden’ voor het gebruik van jouw gegevens?
Welke wettelijke basis wordt gebruikt om jouw gegevens te verwerken? Conform de privacywetgeving zijn we verplicht om aan te geven op basis van welke wettelijke gronden we jouw gegevens verwerken. We verzamelen jouw gegevens vanwege contractuele verplichtingen tussen jou en De Kantoorontwerper, zoals bijvoorbeeld jouw aankoop van een product of je recht op garantie. Dit betreft de gebruikelijke NAW-gegevens. Bovendien kunnen we jouw gegevens gebruiken op basis van ons ‘gerechtvaardigd belang’. Dit houdt in dat we streven naar het bieden van de meest optimale en persoonlijke service aan al onze klanten, met oog voor jouw privacy. Het kan voorkomen dat we wettelijk verplicht zijn om jouw gegevens te verwerken. Daarnaast kan het voorkomen dat je ons expliciet toestemming hebt gegeven om jouw gegevens te gebruiken, bijvoorbeeld wanneer je je aanmeldt voor de nieuwsbrief. We houden nauwkeurig bij wanneer dit het geval is.
Wie heeft toegang tot jouw gegevens?
We delen jouw gegevens alleen met andere partijen wanneer dit strikt noodzakelijk is voor onze dienstverlening. Deze partijen omvatten: bezorgpartners, leveranciers of reparateurs, mailtoolprovider, de CRM-provider, hostingpartij, IT-beheerder en partijen die onze reviews verzamelen. Het is essentieel dat onze bezorgpartner jouw bestelling op het juiste adres aflevert en dat een reparateur bij jou op kantoor langskomt om bijvoorbeeld de printer te repareren. Wanneer we persoonlijk advies willen geven of gerichte advertenties willen tonen, bijvoorbeeld op basis van jouw interesse in bepaalde producten, kunnen data management-platforms, media- en advertentiebureaus en onderzoeksbureaus betrokken zijn. In verdachte situaties zijn we verplicht om klantgegevens te delen met overheidsinstanties.
De partijen die toegang krijgen tot jouw gegevens vanuit De Kantoorontwerper mogen deze uitsluitend gebruiken om jou namens De Kantoorontwerper een dienst te verlenen, tenzij ze zelf verantwoordelijk zijn voor het verkrijgen en beschermen van jouw gegevens. Wij zullen jouw gegevens nooit aan derden verkopen.
Cookies
Cookies zijn kleine tekstbestanden die door websites kunnen worden gebruikt om gebruikerservaringen efficiënter te maken. Volgens de wet mogen wij cookies op je apparaat opslaan als ze strikt noodzakelijk zijn voor het gebruik van de site. Voor alle andere soorten cookies hebben we toestemming nodig. Onze website maakt gebruik van verschillende soorten cookies. Sommige cookies worden geplaatst door diensten van derden die op onze pagina’s worden weergegeven. Via de cookieverklaring op onze website kun je toestemming op elk moment wijzigen of intrekken.
Wij maken gebruik van de volgende cookies:
- Functionele cookies
Deze cookies zijn onmisbaar voor het functioneren van onze website. Zij zorgen bijvoorbeeld voor een automatische login of het automatisch invullen van je gegevens. Ook worden producten die je hebt bekeken en die je in je winkelwagen geplaatst hebt, onthouden wanneer je op een later moment onze website weer bezoekt. - Optimalisatie cookies
Wij gebruiken deze cookies vooral om informatie te verzamelen. Met deze informatie zien we hoe vaak de website wordt bezocht, welke pagina’s het meest bezocht worden en welke pagina’s effectief zijn. Hiermee optimaliseren we je gebruiksgemak. Hiervoor maken wij o.a. gebruik van Google Analytics, Google Tag Manager en Microsoft Clarity.
Waar worden de gegevens opgeslagen?
We bewaren jouw gegevens in verschillende databases en nemen altijd strenge beveiligingsmaatregelen in acht. De gegevens worden vrijwel altijd binnen de Europese Unie opgeslagen. Mocht het echter voorkomen dat klantgegevens worden doorgegeven aan landen buiten de EU, dan zorgen we ervoor dat jouw privacy op een gepaste wijze beschermd blijft. Dit is officieel vastgelegd voor bepaalde landen.
Lees meer over: Wet data bescherming van de Europese Commissie
Hoe lang bewaren we jouw gegevens?
We bewaren jouw gegevens niet langer dan nodig en hanteren specifieke termijnen voor het verwijderen ervan. Hier zijn enkele praktijkvoorbeelden:
- Camerabeelden van onze showroom worden maximaal 4 weken bewaard, tenzij er verdachte activiteiten zijn die verder onderzoek vereisen of als een andere wettelijke verplichting een langere bewaarperiode voorschrijft.
- Inactieve klantaccounts worden na 7 jaar verwijderd. Na deze periode worden je gegevens alleen anoniem gebruikt voor interne rapportages.
- Voor onze administratie met jouw factuur-, betaal- en bestelgegevens geldt een bewaartermijn van 7 jaar vanwege vereisten van de Belastingdienst. Daarna worden alleen anonieme gegevens gebruikt voor interne rapportages.
- Contracten worden 7 jaar bewaard. Na deze periode worden geanonimiseerde gegevens gebruikt voor interne rapportages.
- Toestemmingen voor nieuwsbrieven of gepersonaliseerde berichten worden 5 jaar bewaard. Zelfs als je besluit deze niet meer te ontvangen, wordt het intrekken van je verzoek bewaard.
- Gegevens die worden gebruikt om fraude te voorkomen, worden langdurig bewaard.
Wat zijn jouw rechten?
Jij hebt de controle over jouw gegevens. Als je inzage wilt krijgen in jouw persoonsgegevens en een kopie wilt ontvangen, je gegevens wilt wijzigen, verwijderen, het gebruik ervan wilt beperken of je e-mailvoorkeuren wilt aanpassen, dan bieden wij die mogelijkheid. Neem contact met ons op per e-mail of telefoon. Op deze manier kun je ook bezwaar maken tegen het gebruik van je gegevens voor marketingdoeleinden, de uitkomst van een kredietcheck als je iets huurt bij ons, of aangeven dat jouw privacy zwaarder weegt dan ons belang. In dat geval zullen we de situatie opnieuw bekijken. Wil je dat wij jouw gegevens overdragen aan een andere partij? Ook dat is mogelijk. Stuur je verzoek per post of e-mail en wij regelen het voor je.
Als je je wilt uitschrijven voor de nieuwsbrief, kan dat gemakkelijk via een link onderaan de nieuwsbrief zelf. Als je helemaal geen cookies meer wilt, kun je ze verwijderen uit je browser en je voorkeuren aanpassen in de cookiemelding die verschijnt bij je volgende bezoek aan de website.
Om er zeker van te zijn dat jij echt jij bent, kunnen we aanvullende informatie van je vragen om je identiteit te verifiëren. Dit doen we ook bij onduidelijke verzoeken.
Vragen?
Heb je na het lezen vragen of opmerkingen over ons privacybeleid, dan kun je deze richten aan De Kantoorontwerper, o.v.v. ‘privacybeleid’, via info@kantoorspecialist.nl of schriftelijk op De Smalle Zijde 22, 3903 LP Veenendaal.